La riunione è un supplizio? Cambiamola liberando la creatività individuale.

Pochi risultati, noia, critiche, lamenti, spreco di tempo prezioso... ma la rivoluzione è ancora possibile.

Sì, le riunioni saranno anche un modo concreto per confrontare le opinioni dello staff e decidere il da farsi, ma siamo sinceri: spesso sono di una noia mortale e la sensazione, più che di aver raggiunto un traguardo e investito in comunicazione interna, è di aver buttato via il tempo in chiacchiere inutili e variopinte esibizioni di ego. E se a volte possiamo anche dire a noi stessi “un giorno questo dolore mi sarà utile”, a volte le conseguenze per i team e le aziende possono essere serie e durature.

Tre ricercatrici legate alla Harvard Business School e all’Università di Boston, Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley ed Eunice Eun, hanno intervistato centinaia di dirigenti d’impresa dal commercio alla farmaceutica o dall’hi tech alla consulenza: e molti ammettono di non poterne più... Sopraffatti dalle riunioni formali o informali, tradizionali o veloci, dal vivo o via web. Uno ha confessato la sensazione di sentirsi la testa sott’acqua per tutto il tempo, desiderando di essere altrove. Una vera tortura, che si aggrava considerando che negli ultimi 50 anni le riunioni sono aumentate di lunghezza e frequenza: i dirigenti passano 23 ore la settimana in meeting che negli anni '60 ne costavano meno di dieci.

Le soluzioni proposte di solito non bastano: attenersi a un programma prestabilito, suddividere il macro-tema in più riunioni per piccole squadre, addirittura organizzarle in piedi perché durino meno! Il cambiamento sistematico non attecchisce perché i meeting risentono delle modalità di relazione e collaborazione all’interno delle aziende. E perché anche coloro che le soffrono di più le difendono come un “male necessario”, una sorta di tassa per la cultura della condivisione: nessuno vuol essere accusato di decisionismo e di voler scegliere da solo, quindi piuttosto ci si soffoca di meeting. Inutili.

Ma ogni minuto trascorso in un incontro sprecato ruba tempo al lavoro da soli, altrettanto essenziale per la creatività e l’efficienza. Inoltre meeting serrati e lunghissimi incidono sulla negativamente sulla capacità di concentrarsi sui compiti cognitivi senza distrarsi. Come effetto collaterale, pur di lavorare tranquillamente si arriva presto, si resta fino a tardi e si rubano i weekend alla vita privata. Per finire, è risultato che le riunioni disfunzionali (dove si va fuori tema, ci si lamenta e si critica) sono associati ad aziende con quote di mercato in calo, poca innovazione e occupazione di scarsa qualità.

Le ricercatrici suggeriscono un processo in cinque passaggi per cambiare il modo in cui tuo team e le imprese possono continuare a tenere riunioni senza suicidarsi, anzi, con un sensibile miglioramento percepito dai dipendenti, più collaborazione, maggiore sicurezza psicologica per parlare e esprimere le proprie opinioni e prestazioni in crescita, senza contare un rapporto vita-lavoro più soddisfacente.

In estrema sintesi, il risultato si raggiunge cominciando con il raccogliere i dati significativi dai singoli individui prima della riunione. La riunione deve avvenire dopo, per interpretare insieme gli elementi (a patto che la discussione sia aperta e non dia giudizi sulle persone e il loro contributo) e generare la comprensione necessaria per andare avanti. Terzo, concordare un obiettivo comune che sia rilevante anche per i singoli, lasciando spazio per gli approfondimenti individuali: si scoprirà che servono meno riunioni e che è necessario che vi partecipino meno persone. Via via si potranno impostare le tappe successive e misurare i progressi, piccole vittorie concrete che miglioreranno l’uso di tempo prezioso. E infine, importantissimo: condividere i buoni risultati, perché sono un successo di gruppo! Solo così le riunioni non saranno più una trappola, ma una strada innovativa per il cambiamento.

Stefano Tenedini

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Per saperne di più. Per evitare che i meeting azzoppino la produttività della vostra azienda e fermare la moderna follia delle riunioni lo studio delle tre ricercatrici (a questo link) è una miniera di suggerimenti.

12/07/2017 • © RIPRODUZIONE RISERVATA
Etichettato sotto lavoro management

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